По данным представителей интегратора, обычно всего около 30% общего объема документов находятся в оперативной работе, тогда как остальные закрыты и списаны в архив. В случае с бумажными документами отработанные физически перемещаются для последующего хранения. В СЭД, когда процесс архивного хранения реализован на том же ресурсе, объем информации постоянно увеличивается, что отрицательно сказывается на производительности.

Внедренная подсистема решает эту проблему, перемещая отработанные документы и данные, связанные с ними, с основного сервера «ДОК ПРОФ 2.0» на внешние архивные хранилища. Физическое разделение оперативного и архивного уровней значительно повышает скорость работы. Вместе с тем при поиске данных система интерпретирует их как единое целое.